La idea que mejor representa el concepto de Calidad es, precisamente, la de la mejora continua.

Cualquier plan de calidad, o de sistema de calidad, tiene como objetivo último introducir mejoras en la estructura, en los procesos de trabajo y, como no, en los resultados que se alcanzan.

Las organizaciones buscan introducir esas mejoras de diferentes formas y una de ellas es a través de la colaboración del conjunto de sus profesionales quienes, al fin y al cabo, conocen perfectamente las tareas que realizan, sus contenidos, puntos fuertes y posibles debilidades.

Qué es un Equipo de Mejora

Los Equipos de Mejora tienen como misión identificar, analizar y proponer soluciones a ineficiencias del propio trabajo o actividad, en aras a una mejora constante de la calidad.

Un Equipo de Mejora consiste en un pequeño número de personas con habilidades complementarias que, con carácter temporal, están voluntariamente comprometidos con el propósito común de proponer mejoras en un proceso, utilizan métodos estructurados y parámetros de desempeño y son mutuamente responsables de su realización.

Los objetivos que persiguen los equipos de mejora son:

1.      Detectar e investigar posibles áreas de mejora.

2.      Plantearse alternativas de solución a problemas propios de la organización.

3.      Promover la participación de todos los niveles organizativos, teniendo en cuenta las ideas de cada uno de sus integrantes y consiguiendo un buen ambiente de trabajo.

La participación en los Equipo de Mejora es siempre voluntaria y lo habitual, para que el equipo resulte práctico en su funcionamiento, es que participen entre 4 y 6 personas. El número de integrantes del equipo no puede ser inferior a 3, ni superior a 10, siendo necesario que estén implicadas como mínimo dos unidades administrativas diferentes, lo que añade valor a los resultados del grupo ya que implica puntos de vista más amplios.

Metodología de trabajo de un Equipo de Mejora

Las diferentes etapas de trabajo de un Equipo de Mejora en la UMH son: 

1.      Decidir voluntariamente participar en un Equipo de Mejora.

2.      Identificar un área que precise de mejoras dentro de las actividades objeto de su responsabilidad.

3.      Cumplimentar y firmar debidamente la solicitud de propuesta de equipo de mejora y enviarla al Servicio de Calidad.

4.      Revisión por parte del Servicio de Calidad de la propuesta de equipo de mejora, y en caso de ser correcta, la eleva a Vicegerencia para el V˚B˚ de la misma.

5.      Se comunica al proponente la aprobación de la propuesta y se autoriza el inicio de la actividad.

6.      Una vez aprobada la propuesta, se podrá convocar la reunión inicial y futuras reuniones de trabajo del Equipo de Mejora.

7.      Se inicia la actividad analizando qué aspectos concretos del propio proceso de trabajo requieren de alguna modificación, mayor coordinación, suprimir algún paso, etc.

8.      Proponer distintos modos alternativos de actuación y analizar sus fortalezas y debilidades. Se analizan costes, ventajas y posibles desventajas. En la medida de la posible se cuantifica cada uno de estos aspectos para ayudar a la decisión sobre qué hacer.

9.      Se determina y documenta cómo pueden llevarse a la práctica las mejoras, se detallan sus ventajas y se somete a consideración de los responsables de las unidades implicadas.

10.    Finalizado el proceso, se recogen las conclusiones, y se plasman en el documento Acta Final del Equipo de Mejora, el cual es remitido al Servicio de Calidad en el plazo máximo de 1 año, a contar desde la reunión inicial del Equipo de Mejora.

11.     De no recibirse el acta final en el plazo de un año, el Servicio de Calidad lo solicitará al proponente del equipo, quien debe remitirlo en un plazo no superior a 1 mes. En caso de no recibirse transcurrido dicho plazo, el equipo de mejora se dará por cancelado.

12.     Próximo a finalizar el año natural, tendrá lugar una “Jornada de Benchmarking y Equipos de Mejora” organizada por el Servicio de Calidad. Durante este acto de difusión, se darán a conocer las actividades realizadas por cada uno de los Equipos de Mejora.

“El reconocimiento más importante para un equipo de mejora es que sus propuestas sean llevadas a la práctica.”

Documentos de Apoyo:

• Para realizar una propuesta de Equipo de Mejora: documento (RC01)
• Para realizar una modificación en un Equipo de Mejora ya aprobado: documento (RC02)
• Para realizar el Informe Final del Equipo de Mejora: documento (RC03)

Desde el Servicio de Calidad estamos a disposición de todos aquellos que requieran asesoramiento técnico sobre cómo evaluar un problema de calidad y sobre cómo diseñar o rediseñar procesos.