Equipos de Mejora

La idea que mejor representa el concepto de Calidad es, precisamente, la de la mejora continua. Cualquier plan de calidad, o de sistema de calidad, tiene como objetivo último introducir mejoras en la estructura, en los procesos de trabajo y, como no, en los resultados que se alcanzan.

Las organizaciones buscan introducir esas mejoras de diferentes formas. Por un lado, analizando el punto de vista de sus distintos tipos de clientes mediante encuestas, estudios cualitativos o auditorías. Por otro, mediante la información indirecta a través de buzones de sugerencias, análisis comparativo con otras organizaciones similares, etc. Además, las organizaciones líderes, buscan introducir mejoras gracias a la colaboración del conjunto de sus profesionales quienes, al fin y al cabo, conocen perfectamente las tareas que realizan, sus contenidos, puntos fuertes y posibles debilidades.

Las acciones de mejora que se realizan son, en ocasiones, implícitas, ya que se introducen con éxito en el día a día, como fruto del afán por hacer cada vez mejor las cosas; y, explícitas, en forma organizada (mediante grupos de mejora) con una planificación y metodología ajustada a las necesidades de cada organización. Tanto unas como otras son útiles y necesarias y deben promoverse en todas las organizaciones.

Qué es un Equipo de Mejora

Son órganos de participación en la mejora constante de la calidad. Su actuación se sustenta en el reconocimiento de que la calidad es competencia de todos y que quienes mejor conocen los procesos de trabajo son quienes los realizan diariamente.

Los Equipos de Mejora tienen como misión identificar, analizar y proponer soluciones a ineficiencias del propio trabajo o actividad, en aras a una mejora constante de la calidad. Pueden estar constituidos por personas de diferentes unidades y perfiles profesionales, lo que cuenta es el análisis que realizan de sus propios procesos de trabajo y las propuestas que logran llevar adelante para mejorar dichos procesos.

Cómo trabaja un Equipo de Mejora

Normalmente se elige un Secretario que actúa como líder del grupo (convoca reuniones, lleva el orden del día, recoge los acuerdos, modera las reuniones, etc.).

Lo habitual, para que resulte práctico, es que participen unas 4 ó 6 personas. La participación en el Equipo es siempre voluntaria. Pueden ser tanto de una misma unidad como de distintas unidades, lo que añade valor a los resultados del grupo ya que implica puntos de vista más amplios.

El método de trabajo pasa por:

  1. Decidir voluntariamente participar en un Equipo de Mejora.
  2. Establecer un calendario de trabajo. Por ejemplo, una reunión de 1 hora y media al mes.
  3. Identificar un área que precisa de mejoras dentro de las actividades objeto de su responsabilidad.
  4. Analizar qué aspectos concretos del propio proceso de trabajo requieren de alguna modificación, mayor coordinación, suprimir algún paso, etc. En esta Web (en herramientas) se pueden consultar métodos de evaluación y análisis y recomendaciones sobre como priorizar actuaciones.
  5. Proponer distintos modos alternativos de actuación y analizar sus pros y contras. Se analizan costes, ventajas y posibles desventajas. En la medida de la posible se cuantifica cada uno de estos aspectos para ayudar a la decisión sobre qué hacer.
  6. Se determina y documenta cómo pueden llevarse a la práctica las mejoras, se detallan sus ventajas y se somete a consideración de los responsables de las unidades implicadas.
  7. Esta información se resume en un Acta, sencilla y concreta, pero que recoge la información significativa. No hay que descartar presentarse al Premio a la Mejor Sugerencia.
  8. El informe debe enviarse a la unidad responsable, que lo enviará a la Oficina de Gestión de la Calidad.
  9. La eficacia de los Equipos de Mejora viene determinada por las mejoras que son capaces de introducir.

Desde la Oficina de Gestión de la Calidad estamos a disposición de todas las unidades que requieran asesoramiento técnico sobre cómo evaluar un problema de calidad y sobre cómo diseñar o rediseñar procesos.

25 January 2017