Equipos de Mejora

La idea que mejor representa el concepto de Calidad es, precisamente, la de la mejora continua.

Cualquier plan de calidad, o de sistema de calidad, tiene como objetivo último introducir mejoras en la estructura, en los procesos de trabajo y, como no, en los resultados que se alcanzan.

Las organizaciones buscan introducir esas mejoras de diferentes formas:

  • Por un lado, analizando el punto de vista de sus distintos tipos de clientes mediante encuestas, estudios cualitativos o auditorías.
  • Por otro, mediante la información indirecta a través de buzones de sugerencias, análisis comparativo con otras organizaciones similares, etc.

Además, las organizaciones líderes, buscan introducir mejoras gracias a la colaboración del conjunto de sus profesionales quienes, al fin y al cabo, conocen perfectamente las tareas que realizan, sus contenidos, puntos fuertes y posibles debilidades.

Las acciones de mejora que se realizan son, en ocasiones, implícitas, ya que se introducen con éxito en el día a día, como fruto del afán por hacer cada vez mejor las cosas; y, explícitas, en forma organizada (mediante grupos de mejora) con una planificación y metodología ajustada a las necesidades de cada organización.

Tanto unas como otras son útiles y necesarias y deben promoverse en todas las organizaciones

Qué es un Equipo de Mejora

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Su actuación se sustenta en el reconocimiento de que la calidad es competencia de todos y que quienes mejor conocen los procesos de trabajo son quienes los realizan diariamente.

Los Equipos de Mejora tienen como misión identificar, analizar y proponer soluciones a ineficiencias del propio trabajo o actividad, en aras a una mejora constante de la calidad.

Un Equipo de Mejora consiste en un pequeño número de personas con habilidades complementarias que, con carácter temporal, están voluntariamente comprometidos con el propósito común de proponer mejoras en un proceso, utilizan métodos  estructurados y parámetros de desempeño y son mutuamente responsables de su realización.

Pueden estar constituidos por personas de diferentes unidades y perfiles profesionales, lo que cuenta es el análisis que realizan de sus propios procesos de trabajo y las propuestas que logran llevar adelante para mejorar dichos procesos.

El papel de los Equipos de Mejora puede aglutinarse en alguno de estos tres objetivos:

  • Detectar e investigar posibles áreas de mejora.
  • Plantearse alternativas de solución a problemas propios de la organización.
  • Promover la participación de todos los niveles organizativos, teniendo en cuenta las ideas de cada uno de los miembros y consiguiendo un buen ambiente de trabajo.

Cómo trabaja un Equipo de Mejora

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Equipos de Mejora Versión Reducida

Dentro de la composición del Equipo de Mejora, podemos destacar dos figuras:

A.- Miembro de apoyo del Servicio de Calidad:

Es la persona encargada de acompañar al grupo de mejora en sus primeras sesiones y de asesorar a sus integrantes en la metodología del trabajo en equipo y en el uso de herramientas de solución estructurada de problemas.

Su presencia es necesaria para evitar una deficiente definición inicial del problema que desencamine los esfuerzos del grupo.

Asimismo facilitara todo aquellos recursos o conocimientos que el equipo de Mejora necesite para llevar a cabo sus objetivos.

B.- Secretario del Equipo de Mejora.-

Normalmente se elige un Secretario que actúa como líder del grupo (convoca reuniones, lleva el orden del día, recoge los acuerdos, modera las reuniones, etc.).

Su rol es centrar los objetivos de las reuniones, mantener una discusión ágil, cortar las actitudes negativas que vayan contra la dinámica grupal, generar consensos y resumir las conclusiones del grupo.

En este sentido, su rol se aproxima más al de un moderador que al de un líder en sentido estricto.

Lo habitual, para que resulte práctico, es que participen unas 4 ó 6 personas.

La participación en el Equipo es siempre voluntaria.

Pueden ser tanto de una misma unidad como de distintas unidades, lo que añade valor a los resultados del grupo ya que implica puntos de vista más amplios.

El método de trabajo pasa por:

  1. Decidir voluntariamente participar en un Equipo de Mejora.
  2. Establecer un calendario de trabajo. Por ejemplo, una reunión de 1 hora y media al mes.
  3. Identificar un área que precisa de mejoras dentro de las actividades objeto de su responsabilidad.
  4. Analizar qué aspectos concretos del propio proceso de trabajo requieren de alguna modificación, mayor coordinación, suprimir algún paso, etc.
  5. Proponer distintos modos alternativos de actuación y analizar sus pros y contras. Se analizan costes, ventajas y posibles desventajas. En la medida de la posible se cuantifica cada uno de estos aspectos para ayudar a la decisión sobre qué hacer.
  6. Se determina y documenta cómo pueden llevarse a la práctica las mejoras, se detallan sus ventajas y se somete a consideración de los responsables de las unidades implicadas.
  7. Esta información se resume en un Acta, sencilla y concreta, pero que recoge la información significativa.
  8. El informe debe enviarse a la unidad responsable, que lo enviará al Servicio de Calidad.
  9. La eficacia de los Equipos de Mejora viene determinada por las mejoras que son capaces de introducir.

Etapas de Trabajo de un Equipo de Mejora

De manera muy resumida vamos a explicar las diferentes etapas de trabajo de un Equipo de Mejora en la UMH 

1.- Idea Inicial y Promoción de la misma.

Una vez detectada la posibilidad de mejora de un procedimiento ya existente se comenta y debate de manera informal.

Es conveniente asegurarse que esa mejora no se ha realizado en algún otro Servicio de la UMH.

Se contacta de manera informal  con los posibles miembros del futuro Equipo de Mejora para ver su disposición a ser parte del mismo.

Se establecen los miembros que compondrán el Equipo, el nombre, las tareas, se definen conceptos y se establece el objetivo a alcanzar.

2.- Constitución.

Todo lo citado en la etapa anterior ello se plasmará en el documento (RC01) habilitado al efecto Enlace

Una vez cumplimentado dicho documento se remitirá al Servicio de Calidad y éste a su vez lo remitirá a la Gerencia de esta Universidad para obtener el VºBº.

3.- Aprobación del Equipo de Mejora.

Una vez aprobado la propuesta de constitución del  Equipo de Mejora, se establecerá y comunicará, por parte del Servicio de Calidad,  la fecha de la reunión inicial.

4.- Reunión Inicial.

En dicha reunión inicial, a la que asistirá un miembro del Servicio de Calidad con las funciones anteriormente citadas, se procederá a establecer:

Método de trabajo (técnicas, capacitación), reuniones (Número previsto, periodicidad cada una o dos semanas, duración nunca más de dos horas), Dedicación individual (duración, fechas y tiempos de reunión, ), Recursos (presupuesto, instalaciones, tecnología, materiales,…), Información (registro de evolución, seguimiento, informe final).

Todo lo citado se plasmará en el documento (RC02) habilitado al efecto Enlace

5.- Reuniones de Trabajo.

A lo largo del tiempo se celebrarán reuniones entre los miembros del Equipo de Mejora en las que se estudiaran y trabajaran conceptos tales como:

DEFINICIÓN OPERATIVA DEL OBJETO DE MEJORA: Concretar las oportunidades de mejora, priorizar, definir operativamente la mejora a realizar, el objetivo (medible) a conseguir y el proceso a trabajar.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: Recoger datos y documentación. Verificar su validez y fiabilidad

ANÁLISIS DE CAUSAS: identificar las causas originales o raíz, determinar su peso específico en el problema

BUSQUEDA DE SOLUCIONES: Buscar soluciones, escoger acciones para mejorar, priorizar, proponer mejoras

Todo lo citado en estas reuniones se plasmará en el documento (RC02) habilitado al efecto  Enlace

6.- Acta/Informe Final.

PRUEBA PILOTO: Aplicación inicial, comprobar el resultado, analizar resistencias al cambio, realizar los ajustes oportunos, recoger opiniones

INTEGRACIÓN: Redefinir el proceso, abordaje de resistencias al cambio, integrar en la dinámica de trabajo,

El documento final, que recoge los resultados del trabajo realizado por el Equipo de Mejora, debe tener suficiente calidad como para poder difundirlo en la organización como una buena práctica.

Es importante, no solo resolver los problemas, sino que cualquier persona sea capaz de utilizar la mejora seleccionada.

El reconocimiento más importante para un equipo de mejora es que sus propuestas sean llevadas a la práctica.

Todo lo citado se plasmará en el documento (RC03) habilitado al efecto  Enlace

Herramientas de Apoyo a los Equipos de Mejora

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En este apartado de la página web del Servicio de Calidad os traemos todos aquellas herramientas que os pueden ayudar en cuestiones tales como métodos de evaluación y análisis y Imagen2recomendaciones sobre como priorizar actuaciones.

También resultan de interés el conocer las herramientas que más se suelen utilizar en la gestión de equipos de trabajo. 

Para ello hemos seleccionados dos artículos donde podréis informaros acerca de dichas herramientas (1,2)

Documentos para consulta y descarga:

Nuestras recomendaciones

Reacreditacion UMH

Desde la experiencia adquirida en el Servicio de Calidad en el apoyo y asesoramientos de más de 235 miembros del PAS que han participado en los más de 42 Equipos de Mejora constituidos en la UMH, existen varios aspectos fundamentales que habrá que tener en cuenta.

1.- Debemos fomentar la comunicación dentro del Equipo de Mejora

Una buena comunicación es la base para el éxito de cualquier equipo de trabajo, ya que a través de ella los integrantes pueden compartir información e ideas para solucionar problemas abordándolos desde diversas perspectivas.

Ya sea en una junta o en una conversación vía chat, todos los integrantes deben tener un momento designado para expresarse y el resto debe escuchar con respeto y sin interrumpir.

Mantener un contacto permanente representa un factor crucial en el fortalecimiento de las relaciones del equipo.

2.- Aprovechemos la diversidad

Los equipos homogéneos operan eficientemente porque rara vez están en desacuerdo, sin embargo, después de un tiempo su trabajo carecerá de creatividad y será poco innovador.

Al establecer y proponer el Equipo de Mejora debemos procurar seleccionar personas con diversos puntos de vista e intereses con el fin de que expresen sus ideas y puedan  generar un trabajo de mayor calidad.

3.- No olvidemos la necesidad de realizar evaluaciones periódicas

Cuando se está trabajando en equipo, los resultados, buenos o malos, se diluyen entre todos los miembros y aunque es importante que permanezca la visión de la colectividad y se realicen evaluaciones grupales.

También es importante que cada uno de los individuos involucrados evalué sus acciones como individuos para poder determinar qué es lo que está o no ayudando al trabajo en equipo.


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Desde el Servicio de Calidad estamos a disposición de todos aquellos que requieran asesoramiento técnico sobre cómo evaluar un problema de calidad y sobre cómo diseñar o rediseñar procesos.


25 enero 2017